PEDOMAN
ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN
PURNA PASKIBRAKA INDONESIA
I.
PENDAHULUAN
Administrasi Merupakan segenap penyelenggaraan setiap usaha kerjasama
manusia guna mencapai tujuan tertentu. Untuk terselenggaranya administrasi
dengan baik dan mencapai tujuan diperlukan suatu proses yang tertib. Administrasi
dalam pengertian luas dan sempit, dalam penyelenggaraannya diwujudkan dalam
fungsi-fungsi administrasi yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan, dan pengawasan. Pengelolaan fungsi-fungsi administrasi tersebut
memerlukan keseragaman administrasi. Untuk memenuhi kebutuhan itu dan demi
terwujudnya tertib serta kerapihan administrasi, penyempurnaan pedoman
administrasi kesekretariatan ini merupakan suatu jawaban, apabila melihat
semakin kompleksnya penyelenggaraan administrasi PPI di masa mendatang.
Administrasi kesekretariatan PPI adalah segenap proses penyelenggaraan
aktivitas kesekretariatan PPI sehingga kesekretariatan PPI benar-benar dapat
tercapai secara efektif. Administrasi
kesekretariatan organisasi dikenal dalam bentuk dan sistemnya. Dalam hubungan
ini, pedoman administrasi Kesekretariatan PPI menunjukkan suatu bentuk dan
system yang spesifik seperti dapat dilihat dalam bagian-bagian selanjutnya.
II. KESEKRETARIATAN PURNA PASKIBRAKA
INDONESIA
a) Untuk menyelenggarakan administrasi organisasi yang efektif, diperlukan
suatu tempat tertentu, sebagai pusat pengurusan segala sesuatu yang berhubungan
dengan organisasi
b) Administrasi Kesekretariatan merupakan bagian dari administrasi organisasi,
yaitu sebagai unit tugas pekerjaan yang penyelengaraannya diserahkan kepada
Bidang Umum dan Kesekretariatan. Usaha penyelenggaraan administrasi
kesekretariatan bertujuan agar Kesekretariatan benar-benar berfungsi sebagai
sekretaris organisasi, yaitu sebagai tempat kerja yang efisien, pusat
komunikasi organisasi dan pusat kegiatan administrasi.
c) Perencanaan Pengaturan Sekretariat:
i) Letak Sekretariat
Sekretariat PPI diusahakan terletak pada tempat yang strategis sehingga
mempermudah arus komunikasi dan transportasi dengan pihak manapun dan menjamin
ketenangan dan kesehatan bagi para pengurus sehingga dapat bekerja secara
efektif dan efisien
ii) Bangunan sekretariat
Bangunan Sekretariat diusahakan dapat menampung seluruh kegiatan mengenai
administrasi seperti ruang tata usaha, ruang rapat, ruang tamu, ruang
perpustakaan maupun untuk
kegiatan-kegiatan lainnya. Diusahakan pula terdapat ruang menginap untuk
fungsionaris organisasi guna membantu kelancaran dan efisiensi fungsi
organisasi
iii) Ruangan Sekretariat
Pengaturan ruangan Sekretariat hendaknya memperhatikan factor-faktor yang
dapat membuat ruangan berfungsi secara efektif dan efisien. Faktor-faktor
tersebut menyangkut keindahan, kebersihan, tata-letak, dan kesesuaian dengan
fungsi masing-masing ruangan.
III.
ADMINISTRASI SURAT-MENYURAT
a) Urusan surat menyurat adalah satu bidang yang penting
dari lapangan pekerjaan administrasi kesekretariatan. Oleh karena surat
merupakan alat komunikasi dan jembatan pengertian, maka surat-menyurat harus
disusun secara ringkas dan padat tetapi tegas, bahasa yang dipakai haruslah
bahasa yang mudah dimengerti, sederhana dan teratur.
b)
Mengingat pengertian surat tersebut, maka untuk suatu
organisasi surat menjadi sangat penting sebagai alat komunikasi, sebagai
dokumentasi organisasi, dan sebagai tanda bukti. Surat-menyurat merupakan
Pekerjaan pelayanan yang harus bersifat memudahkan dan meringankan pekerjaan
agar dapat berjalan secara efektif.
c)
Proses penyelenggaraan administrasi surat menyurat
meliputi tiga hal:
(1) Bentuk dan isi surat
(2) Sirkulasi surat (surat keluar masuk)
(3) Penyimpanan
d)
Bentuk dan isi surat
Surat-surat PPI adalah termasuk surat resmi/dinas, sehingga bentuk dan
isinya harus mengikuti ketentuan yang diberikan oleh organisasi. Ketentuan
tersebut meliputi hal pemakaian kertas penulisan, bentuk macam dan isi surat.
i)
Pemakaian kertasnya adalah kertas putih dengan ukuran
Folio (c4), dalam hal ukuran ini tidak tersedia dapat pula dipakai ukuran
kwarto atau A4.
ii)
Surat yang dibuat juga harus ringkas dan jelas serta alamat tujuannya harus jelas..
iii)
Dalam satu surat sebaiknya hanya mencakup satu jenis
permasalahan serta menggunakan kata-kata yang sopan dan wajar.
IV. ADMINISTRASI KEARSIPAN
Arsip adalah surat-surat yang disimpan secara sistematis. Tata kearsipan
yang sempurna apabila semua surat dan dokumentasi lainnya tersimpan pada suatu
tempat tertentu dan teratur rapi, apabila diperlukan lagi dapat dengan mudah
ditemukan walau telah tersimpan lama.
Surat-surat organisasi pada prinsipnya harus disimpan di sekretariat/kantor.
Adalah terlarang untuk menyimpan surat organisasi diluar arsip organisasi
ataupun oleh personal-personal pengurus. Surat-Surat organisasi diarsipkan
dengan menggunakan kode-kode tertentu sesuai dengan aturan organisasi untuk
memudahkan kelancaran dan efektifitas pekerjaan.
Kode-kode tersebut adalah
1. Arsip surat masuk
-
surat masuk intern
-
surat masuk ekstern
2. Arsip surat keluar
-
surat keluar intern
-
surat keluar ekstern
3. Map surat masuk
-
Map surat masuk intern
-
Map surat masuk ekstern
4. Map surat keluar
-
Map surat keluar intern
-
Map surat keluar ekstern
5. Map dokumentasi
Salah satu factor yang perlu diingat dalam pengarsipan yaitu pengawetan
arsip. Pengawetan ini dapat ditempuh dengan beberapa cara, yaitu:
-
tempat penyimpanan arsip dari bahan yang bermutu dan
tidak mudah rusak
-
tempat penyimpanan dijauhkan dari api. Air, kelembaban
serta mudah diawasi dari ancaman binatang-binatang yang merusak arsip
V.
ADMINISTRASI KEANGGOTAAN
a) Anggota PPI merupakan sasaran kerja, pembinaan, dan pengkaderan organisasi
sehingga perlu ada administrasi yang rapi tentang anggota PPI dalam rangka
terciptanya sasaran kerja yang konkrit dan terarah.
b) PPI adalah organisasi kader, sehingga PPI selalu menerima anggota baru yang
selanjutnya akan melalui proses jenjang pengkaderan.
c) Anggota PPI akan melalui latihan kepemimpinan mula untuk, latihan
kepemimpinan madya, dan latihan kepemimpinan utama.
d) Anggota biasa mempunyai hak dan kewajiban penuh, dicatat dalam buku daftar
anggota permanent. Hal ini dilakukan oleh tingkat kota/kabupaten.
e) Setiap satu tahun sekali diadakan pendaftaran ulang anggota biasa PPI
dengan menganti kartu anggota yang lama. Sedangkan Nomor anggota tetap sebagai
nomor induk yang lama. Pendaftaran ulang dilakukan dengan mengisi permohonan
kembali pada pengurus kota/kabupaten.
VI. INVENTARIS ORGANISASI DAN DOKUMENTASI
ORGANISASI
1)
Inventaris Organisasi
a) Inventaris organisasi adalah segala sesuatu yang menjadi milik organisasi
berupa kekayaan organisasi.
b) Inventaris organisasi dapat dibagi menjadi dua jenis, yaitu:
(1)
Inventaris permanent, seperti gedung kantor;
(2)
Inventaris tidak permanent
Masing-masing inventaris dibuatkan buku daftar inventaris secara terpisah.
c) Tujuan dibuatnya Inventarisasi adalah:
(1)
Menunjukkan kekayaan organisasi
(2)
Menghindari pemborosan
(3)
Sebagai alat kontrol dari inventaris
d) Penyimpanan inventaris organisasi harus dilakukan dengan baik dan
bertanggungjawab dan penyimpanan harus dilakukan di kesekretariatan.
2)
Dokumen Organisasi
a. Dokumen organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan
pencarian, pengumpulan, penyimpanan, serta pengawetan dokumen-dokumen
organisasi. Dokumen adalah suatu tanda bukti yang sah menurut hukum.
b. Bentuk-Bentuk dokumen:
1.
gambar-gambar dan foto-foto
2.
tulisan dan surat-surat penting
3.
foto copy atau salinan surat
4.
surat kabar, majalah, dan lainnya
c. Dokumentasi juga digunakan untuk menyusun laporan tahunan organisasi
d. Pemeliharaan dan penyimpanan dokumen hendaknya disusun secara rapih dan
teratur menurut kebutuhannya
e. Aktivitas dokumen sangat perlu dalam menyusun sejarah organisasi
VII.
ADMINISTRASI PERPUSTAKAAN
a) Perpustakaan yang ideal bagi PPI haruslah meliputi buku-buku yang
diperlukan untuk menunjang pengembangan keilmuan anggota PPI serta sesuai dan
menunjang kebutuhan dari organisasi
b) Penyelenggara administrasi keperpustakaan ini sebaiknya diserahkan kepada
anggota yang mengerti administrasi perpustakaan serta memiliki ketelitian dan
rasa tanggung jawab yang tinggi.
VIII.KEPROTOKOLERAN PURNA PASKIBRAKA INDONESIA
a) Tugas kesekretariatan juga meliputi penataan suatu acara dan pelaksanaan
yang disebut sebagai protokoler
b) Keprotokoleran PPI adalah segala aktivitas yang berhubungan dengan penataan
prosedur suatu acara untuk menjamin kelancarannya sehingga merupakan bagian
integral dari tugas kesekretariatan.
c) Agar suatu aktifitas dapat dilakukan secara optimal maka diperlukan
penanggungjawab dalam acara tersebut. Apabila suatu aktifitas tidak terdapat
project officernya, maka penyelenggaraanya langsung dibawah koordinasi
sekretaris jenderal/kesekretariatan
d) hal-hal yang perlu diperhatikan dalam suatu acara:
(1)
Jenis dan tujuan acara
(2)
Susunan panitia sesuai dengan kebutuhan acara
(3)
Tempat acara
(4)
Undangan dan tamu
(5)
Susunan acara
IX. PENUTUP
Adanya pedoman administrasi kesekretariatan ini diharapkan dapat menjadikan
PPI sebagai suatu organisasi yang mampu untuk bekerja dengan efektifitas yang
tinggi, tertib, efisien serta mampu untuk mengeliminasi kekurangan-kekurangan
dan hambatan-hambatan yang ada melalui administrasi yang teratur dan rapi.
0 komentar:
Posting Komentar